Heb nooit meer dan 1 boodschap

Het komt regelmatig voor dat de spreektijd afloopt voordat de spreker op het belangrijkste punt komt van zijn presentatie. Veel sprekers versnellen dan de presentatie om meer te kunnen vertellen of ze veranderen van richting, maar ze overtuigen het publiek niet. Aan de andere kant komt het ook voor dat sprekers (te) ruim voor tijd eindigen met: “Dat was het dan. Zijn er nog ..eh.. vragen?”. In beide gevallen ligt het probleem niet in de inhoud van de presentatie, maar aan het gebrek aan een duidelijke focus.

De grootste fout die sprekers maken is te veel willen vertellen. Uw publiek kan niet meer dan 1 ding onthouden van uw presentatie. Als u te veel boodschappen in uw presentatie verwerkt zal uw publiek niets willen onthouden. Uw publiek verwacht van u dat u weet wat belangrijk is om te onthouden.

U moet uw doel zo duidelijk voor ogen hebben dat u het in één zin kunt verwoorden. Als u het filmscript zou presenteren van “Titanic” zou u bijvoorbeeld kunnen zeggen: “Een groot passagiersschip raakt een ijsberg en zinkt”. Formuleer één doel.  Elk onderdeel van uw presentatie moet gericht zijn op dat ene doel. Schrap vervolgens alles uit uw presentatie wat daar niet aan bijdraagt. Houdt u tijd over? Besteedt die tijd aan diepgang, niet aan extra onderwerpen.

(foto: flickr/Mykl Roventine/137/365 I’ll send an S.O.S. to the world…)

Geef uw publiek niet wat het vraagt

Veel sprekers vullen precies in wat de “opdrachtgever” van ze vraagt.  Alleen is die “opdrachtgever” meestal veel te vaag in de vraagstelling. Hoe vaak wordt u niet gevraagd om “iets te vertellen over…” uw vakgebied, uw bedrijf, uzelf, uw hobby’s, noem maar op.  Als u ingaat op een vage vraag, dan geeft u een vage presentatie.  Henry Ford zei: “Als ik gedaan had wat mijn markt had gevraagd, dan had ik een sneller paard gemaakt”

Houdt u zich niet té strikt aan de wensen van uw opdrachtgever. Als u door een prospect wordt uitgenodigd om uw bedrijf te presenteren in een aanbestedingsronde en u presenteert dan ook uw bedrijf dan klinkt u net als alle overige concurrenten. Maar als het uw doel is om ze te overtuigen dat u de juiste keuze bent voor uw prospect, dan presenteert u alleen die onderdelen van uw bedrijf die aan uw doelstelling bijdragen. Dit kunnen bijvoorbeeld cases zijn die u met succes heeft afgerond bij vergelijkbare bedrijven, of een demonstratie van specifieke producten of diensten die bijdragen aan de wensen van uw prospect. Uw presentatie voldoet nog steeds aan de verwachtingen van uw publiek, maar ze krijgen niet letterlijk waar ze om gevraagd heeft.

Uw publiek is geen expert op uw vakgebied. U wel. U weet beter wat uw publiek wil, dan het zelf. Geef uw publiek niet wat het vraagt, maar wat het wilt.

(foto: flickr/Roland Tanglao/Roland in Vancouver459)

Zorg dat u onthouden wordt

Uw publiek onthoudt niet alles wat u presenteert, maar aan de andere kant ook weer meer dan wat u heeft verteld: Ze onthouden niet uw exacte woorden, maar alleen (een aantal van) uw ideeën die u heeft gepresenteerd. Bovendien combineren ze, terwijl ze naar u luisteren, datgene wat u zegt over het onderwerp met datgene wat ze daar al over weten. Uw inhoud stimuleert gedachten over onderwerpen die al eerder in het geheugen van uw toehoorders is opgeslagen. Omdat ieder individu andere ervaringen heeft, zullen er geen twee dezelfde mensen in uw publiek te vinden zijn die na uw presentatie hetzelfde onthouden hebben.

Help uw publiek om uw boodschap te onthouden. U kunt de gedachten van uw op verschillende manieren sturen:

  • Zelf laten rekenen: Zeg bijvoorbeeld niet: “U draait binnen 3 maanden break-even”, maar “Als uw besparing XX per maand is, hoelang duurt het dan voordat u break-even draait?”
  • Zelf conclusies laten trekken: Als de conclusie van uw betoog helder is, trek hem dan niet zelf, maar laat (iemand uit) uw publiek dat doen.
  • Automatische piloot: Presenteer uw boodschap in verschillende context, zodat zoveel mogelijk mensen uit uw publiek uw boodschap kunnen linken aan eigen ervaringen of gedachten.

Het is uw verantwoordelijkheid en niet die van uw publiek om te zorgen dat uw  boodschap onthouden wordt, maak het uw publiek gemakkelijk om u te onthouden.

Let op irritante stopwoorden

Hmm – ah – euh – vind u niet – jaah. U kent ze wel, stopwoorden. Laatst keek ik naar een presentatie waar de presentator bij elke nieuwe zin begon met “Oké,..”, terwijl hij z’n aantekeningen doorlas om te kijken wat hij vervolgens moest vertellen. Het is helemaal niet erg om dat af en toe tijdens de presentatie eens te doen, maar niet elke 30 seconden. Regelmatig gebruik van een stopwoord kan uw publiek behoorlijk op de zenuwen werken.
Ik woon nu meer dan 20 jaar regelmatig presentaties bij en kom vaak sprekers tegen die hun publiek irriteren met ingesleten stopwoorden. Je vindt ze terug in alle lagen van de “bevolking”, maar het komt opvallend vaak voor bij geoefende sprekers. Het lijkt wel een ongewenst bijeffect van regelmatig presenteren. Wat me ook opvalt is dat de spreker zelf zich er bijna nooit van bewust is. Hoe is dat bij u? Weet u zeker dat u onbewust geen stopwoorden gebruikt? Uw publiek zal u er niet op aanspreken, maar rekent u indirect wel af op zo’n gênante vertoning.
Voorkom gebruik van irritante stopwoorden. Geef regelmatig voor uw collega’s een (oefen-)presentatie en vraag ze om bij elk stopwoord u te onderbreken. Of neem uzelf op met een videocamera en turf elk stopwoord. Voorkom dat u voor aap staat, licht uw eigen presentatie regelmatig door.

(foto: flickr/Ed7/Parrot)

Maak een emotionele verbinding

De beste presentatoren zitten op hetzelfde intellectuele én emotionele niveau als dat van het publiek.

U maakt verbinding op intellectueel niveau als uw presentatie een beroep doet op denkvermogen van het publiek, passend bij wat uw publiek kan bevatten. Dit bereikt u onder andere door grafieken, onderzoeksresulaten en andere harde feiten te presenteren. Daarnaast volgt uw conclusie uit een logische redenering.

Emotionele verbinding maakt u door een beroep te doen op het voorstellingsvermogen van uw publiek. Vertel levendige verhalen en  spreek uw publiek direct aan (met “u” of “jij”). Een vraag die uw publiek altijd heeft, maar (bijna) nooit hardop stelt is: “Wat levert het mij op?”. Geef ze antwoord op die vraag.

Uiteraard beoordeelt uw publiek u op uw expertise, feitenkennis en rationele verhaal, maar u krijgt uw publiek alleen enthousiast als u ook een emotionele connectie maakt. Maak die connectie door verhalen te vertellen met personages waar ze zichzelf mee kunnen identificeren. Gebruik het woord “u” of “jij” zoveel mogelijk en vertel vanuit het perspectief van uw publiek.

(foto: flickr/Quinn Dombrowski/Thumbs up)